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Paso 1
Alta de tu asistente

Cuéntanos tu clínica y te montamos el recepcionista.

Todo lo que escribas aquí es lo que tu asistente sabrá. Cuanto mejor lo cuentes, mejor atenderá a tus pacientes y menos tendrás que intervenir tú. Tardas unos 8 minutos y se va guardando solo por si lo dejas a medias.

Lo que no sepas, déjalo en blanco: el asistente te lo preguntará por WhatsApp cuando le haga falta. Y si algo no lo hacéis —no trabajáis con mutuas, no hacéis bonos…— dale a “esto no lo hacemos” abajo del todo y pasas al siguiente. Así el asistente lo contesta él mismo en vez de molestarte a ti.

Tu clínica

Lo básico para que el asistente sepa quién eres.

💡 Si tienes web, la analizamos y tu asistente aprende de ella sin que tengas que escribirlo todo.

¿Qué pack quieres?

Elige uno. Todo lo que incluye va activo desde el primer día — no hay que encender nada.

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WhatsApp completo749 € + 149 €/mes
Recepcionista de WhatsApp que contesta y reserva 24/7 · recordatorios de cita · reactivación de pacientes. Todo incluido.
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Con teléfono999 € + 199 €/mes
Todo lo del pack WhatsApp + recepcionista de teléfono con voz que coge todas las llamadas y reserva hablando.
¿Dudas de cuál? Elige el de WhatsApp; siempre podemos añadir el teléfono después.

¿Cuándo abrís?

Así el asistente solo ofrece citas cuando estáis abiertos.

Escríbelo como se lo dirías a un paciente. No hace falta que sea perfecto.

¿Quién trabaja en la clínica?

Si un paciente pide cita con alguien en concreto, el asistente necesita saber quién es y qué hace.

⚠️ Ponlos a todos, aunque solo pasen consulta algunos días. Si solo eres tú, pon tu nombre y sigue. Sin esto, el asistente no puede repartir las citas.
Ejemplo: Ana Gil · fisioterapia y suelo pélvico · lunes a jueves de 9 a 14

¿Cuántos sitios tenéis para atender a la vez?

Sin esto, el asistente puede dar dos citas a la misma hora que no se pueden atender.

⚠️ Léelo aunque te dé pereza: si tenéis una máquina o una sala que se comparte entre varios tratamientos, cuéntalo abajo. Es el fallo número uno de los sistemas de citas automáticos.

Tus tratamientos y precios

El asistente le dirá estos precios a tus pacientes, así que ponlos exactos. Si un tratamiento lo hace solo una persona o va en una sala concreta, dilo en su fila.

Marca “se puede reservar” en los que quieras que el paciente pida cita solo. Los que necesiten valoración previa, déjalos sin marcar.
✔️ Marcado como “no aplica”. El asistente dirá que sois solo privados y que no hay bonos, sin preguntarte a ti.

Mutuas, pagos y facturas

Después de “¿cuánto cuesta?”, esto es lo que más os preguntan. Cada respuesta que pongas es una llamada que no atiendes.

✔️ Saltado. Lo vemos juntos en la llamada de montaje.

La primera visita

Casi todo el que os escribe por primera vez pregunta lo mismo: qué le van a hacer, cuánto dura y qué tiene que llevar.

✔️ Saltado. Quedan puestas las normas médicas universales, que ya son estrictas.

¿Y si el paciente dice que es urgente?

Queremos que el asistente sepa cuándo NO debe seguir hablando y pasarte el aviso a ti.

🔒 Ya viene puesto de serie (no hace falta que lo escribas): el asistente nunca diagnostica, nunca dice qué tratamiento necesitas, nunca da pautas ni dosis, y nunca promete curación ni plazos. Ante cualquier duda médica, deriva a vosotros.
✔️ Saltado. Lo que te pregunten y no sepa, te lo trasladará por WhatsApp y se lo aprenderá.

Lo que te preguntan siempre

Esto es oro: cada duda que añadas es una que el asistente resuelve solo.

Cuanto más, mejor. Piensa en: aparcamiento, formas de pago, si hay que traer informes o pruebas, qué ropa traer, política de cancelación, si hacéis facturas, si atendéis a niños, si hay que venir en ayunas… Cada una que añadas es una llamada menos.
✔️ Saltado. Le pondremos un tono cercano y natural, que es el que mejor funciona.

¿Cómo quieres que hable?

La personalidad de tu asistente. Que suene a vosotros.

Tono

Tu asistente ya viene con lo básico puesto: no negocia precios, no inventa nada, no da consejo médico ni legal, y ante cualquier duda te avisa a ti.
✔️ Saltado. Lo vemos en la llamada de montaje.

Un par de cosas de la agenda

Para que las reservas cuadren con tu día a día.

¿Pides señal o pago por adelantado?

No hace falta que sea exacto. Sirve para dimensionar tu asistente y para saber cuánto os está costando hoy atender el teléfono.
✔️ Saltado. Lo dejamos con lo que mejor funciona: un recordatorio el día antes, y escribimos al paciente que lleva un mes sin volver.

Recordatorios y pacientes que vuelven

Las dos cosas que te llenan la agenda. Vienen incluidas en los dos packs.

Recordatorios de cita

Le escribimos a tu paciente el día antes de su cita para que no se le olvide. Es lo que más reduce los plantones.

Tu recepcionista de teléfono

Coge todas las llamadas con voz natural y reserva hablando.

Si un paciente pide hablar con una persona, le pasamos la llamada a tu móvil (el que nos des en el último paso).

Ya casi está

Tus datos de contacto y listo.

Para qué queremos tu móvil: es por donde tu asistente te escribirá por WhatsApp cuando un paciente pregunte algo que no sabe responder — en vez de inventarse una respuesta, te pregunta a ti. Le contestas como a cualquiera, él se lo traslada al paciente al momento y se lo aprende: la próxima vez responde solo.

También es el número al que pasamos una llamada si alguien pide hablar contigo. No se le da a nadie ni sale en ningún sitio.

El número que va a llevar el WhatsApp

⚠️ Esto importa más de lo que parece. Si ese número ya está dado de alta en la app de WhatsApp (normal o Business), hay que darlo de baja de la app antes de conectarlo, y en esos chats se pierde el historial. Si prefieres no tocar el número que usáis hoy, montamos uno nuevo y no se pierde nada. Te lo explico yo antes de tocar nada.
Siguiente paso (rápido, te guío yo): para conectar tu WhatsApp necesitaré acceso de administrador y un número dedicado. Te lo explico en cuanto reciba esto. No tienes que hacer nada ahora.

Un último repaso

Esto es lo que nos has contado. Lo que falte no impide empezar: tu asistente te lo preguntará por WhatsApp cuando le haga falta. Pero cuanto más completo lo mandes, antes lo tienes funcionando y menos te molesta.

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Recibido, gracias.

Ya tengo todo lo tuyo. Reviso, analizo tu web, monto tu asistente y te escribo enseguida para el último paso: conectar tu WhatsApp.

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